山西省水利厅印发 《关于加强水利建设工程质量 监督档案管理的实施意见》的通知

各市水利（水务）局，省水利发展中心：

　　为进一步加强我省水利建设工程质量监督档案管理，促进质量监督档案规范化、标准化，提高质量监督工作水平，根据《中华人民共和国档案法》《水利工程质量管理规定》（水利部令第52号发布）《水利工程质量监督管理规定》（水建管〔1997〕339号）等有关规定，结合我省实际，现制定《关于加强水利建设工程质量监督档案管理的实施意见》，并印发给你们，请遵照执行。

                                 山西省水利厅

                                2023年6月19日

　　（此件公开发布）

关于加强水利建设工程质量监督

档案管理的实施意见

    为进一步加强我省水利建设工程质量监督档案管理，促进质量监督档案规范化、标准化，提高质量监督工作水平，根据《中华人民共和国档案法》《水利工程质量监督管理规定》《水利档案工作规定》《水利科学技术档案管理规定》《水利工程建设项目档案管理规定》及有关法律法规，结合我省实际，现就加强水利建设工程质量监督档案管理提出以下意见：

    一、总体要求

    水利建设工程质量监督档案是指质量监督机构在实施水利工程质量监督过程中形成的，以反映监督活动为主要目的、有保存价值的各种工作记录、报告、影音资料及其它文件的总称。

    （一）各级水行政主管部门按照管理权限和职责范围，负责本行政区域内的水利建设工程质量监督档案的监督、检查和指导工作。

    具体承担水利工程建设项目质量监督工作的部门、机构、技术服务单位（以下统称为监督机构），负责所监督水利工程建设项目的质量监督档案管理工作。

    （二）监督机构应建立和完善监督档案的立卷、归档管理制度，配备管理人员和符合档案保管、保护要求的设施设备，保证所需经费，确保监督档案的及时收集整理、科学建档、安全保管及合理利用。

    （三）质量监督档案应真实、准确、完整、具有可追溯性。

    二、质量监督档案资料的形成

    质量监督档案工作应与工程项目监督工作进程同步，贯穿于工程项目质量监督工作的全过程（自工程项目质量监督受理申请之日起，到工程竣工验收委员会同意工程交付使用止）。

    （一）质量监督档案的主要内容包括：

    1.质量监督手续办理及相关文件材料；

    2.工程质量责任主体质量终身责任材料；

    3.质量监督总计划、年度计划；

    4.参建单位资质复核资料、质量管理体系核查资料；

    5.项目划分批复及调整、外观评定标准、未涉及单元工程评定标准确认（备案）资料；

    6.质量监督巡查问题台账、整改通知及整改情况报告；

    7.质量监督检测资料；

    8.工程施工质量缺陷备案台账、备案表；

    9.质量事故调查报告及方案；

    10.工程质量等级核备表、工程验收鉴定书；

    11.工程质量监督报告；

    12.监督工作总结、监督检查工作记录、工作简报或会议纪要等；

    13.质量监督工作重要节点、重大事件或成果的照片、录音、录像等声像文件；

    14.其他需归档的资料。

    （二）质量监督文件材料的收集、整理应符合档案整理规范要求；内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、图件及声像材料须标注的内容清楚、签字(章)手续完备。

    （三）质量监督归档文件应纳入质量监督机构档案卷宗，按专业档案进行分类管理，以项目为单位进行整理。案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）；数码照片文件整理可参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）；录音录像文件整理可参照《录音录像档案管理规范》（DA/T 78）。

    三、质量监督档案管理

    （一）质量监督机构应明确档案管理工作的分管领导和职能部门，按照职责分工负责所监督项目档案的收集、整编、归档和保管工作，业务上接受水行政主管部门的指导与监督。

    （二）质量监督机构应将质量监督档案工作纳入质量监督工作计划和管理工作程序，纳入相关部门及人员的工作职责并进行考核。质量监督档案工作应与质量监督工作实行同步管理，做到同部署、同实施、同检查、同考核。

    （三）水利建设工程项目质量监督组组长负责所监督项目监督档案的建立、整理、立卷、移交工作。项目质量监督员负责文件材料的形成、收集、整理、保存和归档工作，是所监督项目质量监督档案管理的直接责任人。

    （四）项目建设期间，项目质量监督员应按年度归档质量监督文件材料，项目竣工验收后(以竣工验收日为准)20个工作日之内完成移交。

    （五）质量监督人员工作调离时，应办理质量监督文件材料移交手续后方可离岗。档案管理人员调离时，应清点档案，并办理交接手续。

    （六）质量监督机构应参照《水利工程建设项目档案管理规定》，结合水利工程建设项目实际情况，制定项目监督档案保管期限。

    （七）质量监督机构应加强工程质量监督的信息化建设，配备相应设备设施，将有关质量监督档案文件同时转化为电子文件保存，电子档案应定期备份。

（八）对于违反档案管理有关规定，发生损毁、丢失、涂改、伪造或擅自提供、销毁质量监督档案等行为的，由相关主管部门依法依纪予以处理。